そもそも会議は「誰の何のために」あるのでしょう。会議は会社を良くすることが目的です。その一つの手段として会議があります。従業員の様々な意見や考えを聞き、最善の選択ができるからです
しかし、無駄な会議が多いと思いませんか。会議があると思えば嫌になり、欠席したいと思います。内容も理解できず時間ばかりかかるからです。これではまた参加したいとは思えません 。
会議は、情報を共有し、議論し、意思決定をするためにあります。従業員はそれぞれ意見や考え方を持っています。意見や考え方がバラバラではまとまりません。
また、いろんな意見や考え方の選択肢が多いほど、可能性を見つけることができるのです。
部下に「無駄な会議！」とバカにされる上司には何が欠けているのでしょう？
従業員の意見や考えを聞き、会社を良くしていきたいと考えるのなら、会議のあり方を考え上司は「事前にやるべきこと」があるのではないでしょうか。
部下がバカにする理由
1．無駄な会議とは
時間ばかりかかる
無駄な会議は時間ばかりかかります。事前の説明がないので、最初から説明するため時間がかかります。
説明されても何を意味しているのか、何が言いたいのかわかりません。これでは活発な議論もできず、会議は進まず時間がかかります。
内容が理解できない
内容が理解できるまで時間がかかります。会議で説明されても、すぐに理解できるとは限りません。
部下には時間を与え、考える時間が必要です。部下は参加する意味がないと感じ、参加したいとは思いません。
最後は上司が勝手に決める
最後は、上司が決めてしまいます。意見がないと言われますが、事前準備もなく意見を求められても、発言する自信もありません。
最初から結論は決まっており、会議で決めたという事実を残したいと疑心暗鬼になり、部下には納得ができません。
2．部下が望む会議とは
簡潔で解りやすい
会議は余分な時間がかからず、簡潔で解りやすくなります。最初の説明に時間を使うこともなく、すぐに議論に移れます。事前に説明を受けていれば、会議の内容が理解できており全員が共通の認識で議論できるのです。
意見を尊重され、また参加したいと思う
意見を求められても、答えることができます。事前に考えてきたので、自分の考えを伝えることができます。同時に、人の意見も理解できます。
自分の意見を尊重されると、やはり嬉しいものです。認められた気持ちになり、また参加したいと思います。自分の意見が尊重されなくても、あとで仲間と議論ができます。そして、次は頑張ろうと思えます。
決まったことに納得ができる
意見も言え、人の意見も聞き議論できれば、決まったことに納得できます。また、決まった経緯が解っているので、守ろうとします。コミュニケーションが取れていれば、有意義な会議になります。
会議は「誰の何のために」あるのか
1．全員が情報を共有する
会議は特定の人だけのために行うのではありません。全員が情報を共有するために行います。「何をする予定なのか」「何が問題なのか」等、全員が同じ価値観に立ち共有することが目的です。
会社やチームは、目標に向かって活動します。それぞれが情報を共有しなければ、同じ価値観にはなりません。
「言われたことだけやる」では、みんなで協力する気持ちにはなれず、チームとしての活動はできません。
同じ目的のために、それぞれが役割と目標をもつ必要があります。会議は、全員が情報を共有する人が重要なのです。
2．互いに議論する
最後に意思決定するのは、経営者や責任者です。しかし、そのためにはみんなの意見が必要です。現場で働く人たちが、現場のことを一番わかっているからです。
顧客や取引先の「声や意見」は無視できません。判断材料としては重要なファクターだからです。この大事なファクターは、現場で働く人たちがもっています。
会議は互いに議論し、正しい情報を共有しなければ成果に結びつきません。「現場の声」をだし合いながら、あるべき方向を選択する目的があります。
3．意思決定する
最後に意思決定する必要があります。どのような結論を導きだすのかが会議の目的だからです。意思決定は、経営者や責任者の役割です。
しかし、意思決定が正しいプロセスで行わなければ間違いが起こります。同時に、納得できる内容でなければ会議の意味がありません。そのためには、議論を尽くす必要があります。
会議は、課題や問題点を解決するために情報を共有し、全員の意見を交わし正しい意思決定を行うためにあります。このように、会議は「誰の何のために」行われるのかが重要です。
楽しく有意義にするために上司がやるべきこと
1．事前に内容の説明をする
会議の内容を説明する必要があります。どのような主旨で何を決めるのかを伝えます。そして、上司は、アドバイスが必要です。
部下には個人差があり、それぞれ考え方が違います。全員が同じ価値観で会議に望めるようにします。
しかし、そこまでする必要があるのかと考える上司もいます。これは、上司としての価値観の違いです。部下にとってどちらが信頼できる上司でしょう。
普段からコミュニケーションを取れている上司であれば、あたり前に感じる考え方です。
2．考える時間を与える
説明をすれば、考える時間を与えます。部下が一人で考える時間も必要ですが、部下同士が互いに相談するのも大切です。人の意見を聞く機会を与えるのも上司の仕事です。
上司とのコミュニケーションが、部下同士のコミュニケーションに展開していきます。
上司が何もしなければ、部下同士が相談する機会は作れません。逆に、会議のあとで上司を批判する機会を作ることになります。
3．上司に相談できる環境を作る
会議に関わらず、部下は上司に相談できる機会を望んでいます。相談できる雰囲気がない上司では、話になりません。部下は上司の言動に敏感で良く見ているのです。
部下に信頼される上司は、相談できる環境を意図的に作っています。例えば、「何でも相談しなさい」と言うだけの上司には相談できません。機会が欲しいのです。
しかし、職場で起こる活動を上手く利用し、相談できる環境を意図的に作れる上司は、部下の気持ちを理解している上司です。
まとめ
無駄な会議の原因は、上司のコミュニケーション不足にあります。部下にとって、無意味な会議になるからです。しかし、事前にコミュニケーションを取ることで部下の意欲は高まります。
会議だけの問題ではありません。普段から上司のコミュニケーションが組織の環境を作っているのです。
「無駄と有意義」の違いは、会議の内容だけではなく日頃の上司の行動が部下に評価されているのです。
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