職場で考え方や提案の説明を上手にできる人には、説得力があり「なるほど！」と思えます。なぜ、わかり易く理解できるのでしょう。
説得力には、「正しい、理解できる、理論的」でなければ説得できません。この「理論的」であることが、重要なのです。理論的とは、確実な事実に基づき、物事の過程や成果を予想して考えることです。理論的とは具体的にどのような手法なのでしょう。
理論的な人には「計画性」があります。そして、仕事を失敗しない「4つの理由」があります。現実的で精度が高く、問題点の把握ができるからです。
具体例として、職場で使う計画を理論的な手法で組み立てた場合、計画の信頼性はどのように評価され、どのようなメリットがあるのでしょう。理論的な計画性は、簡単に職場で使える手法です。具体的な活用方法も紹介します。
仕事を失敗しない「4つの理由」
1．計画の精度が高い
どんな物でも、骨格があります。建築物なども耐震性に優れた骨格がなければ、建築物とは言えません。事業においても同じで、その骨格の「精度の高さ」が事業を支えています。事業計画には「精度の高さ」がなければ、事業は続きません。
では、精度とはどのようなものなのでしょう。わかりやすく言えば、どれだけ細かく正確に計算されているかです。
2．現実的な計画を立てられる
理論的な計画は、現実的な視点から細かく計算し積み上げ方式で組み立てます。感覚的な計画は、イメージや空想の世界であり根拠に欠けます。同じ計画ですが、理論的な計画は現実的であり、感覚的な計画は空想的で根拠が正確でなく危険なのです。
積み上げ方式とは、細かく決めて重ねていくやり方です。組織に例えれば、仕事の役割を細かく決めることです。ただし、実行可能で正しい根拠が必要です。計画も細かく決めれば、どの計画に問題があり修正すればいいのかわかります。
3．問題の原因が把握できる
どんな計画でも、計画と結果には差異がでます。理論的な計画は、積み重ねで計算されているためその差異がリアルに読み取れます。差異の原因は、積み重ねのどの部分がすぐに発見でき、対応策を取ることができます。このように理論的な手法は、問題解決に関しても計画性が高いのです。
4．仮設を立て修正できる
問題の原因がどこにあるかわかれば、次はその理由です。理由は仮設を立て、その仮説に対して施策を立てます。仮設が正しければ、計画通りに修正できます。理論的な組立てでなければ、原因も理由もわかりません。仮設も的外れになり、修正も困難です。
このように、理論的な手法は細かく現実性のある積み重ねであるために、根拠があります。問題が発生した場合も、原因の場所、原因の理由、仮設による修正が容易に対応できます。理論的な手法が、計画性が高い理由であり優れているといえます。
・現実的な計画で、危険性が少ない。
・結果に対する差異が細かくわかる。
・すぐに、対応策がとりやすい。
理論的で計画性のあるメリット
事業の変化が読み取れる
細かく積み上げ方式での計画は、変化の測定に有効的です。実績の変化を読み取ることができます。細かく管理することにより、細かな変化を見落とさずに把握できます。
事業の変化は、事業全体の評価です。事業がどのような方向に進もうとしているのか、時代の変化に合っているのか、将来性はあるのか等、大きな流れを把握できます。
データーが豊富で活用できる
データーのあり方には意見があります。特に業務の簡素化に関わることですが、価値観と有効活用の問題で有効なデーターを集める必要があります。有効なデーターとは、その事業に必要なデーターであり、運営上活用しているデーターです。
当然、データーは多い方が有利です。
2．データーが多すぎる・・・という考え方があります。
必要性を判断し、使い分ければいいのです。
しかし、データーは活用方法で価値感が変わります。目には見えない動きや変化を、把握するのはデーターなのです。
収益性が正確に把握できる
理論的な手法は、収益性を正確に細かく把握できます。最初の設定が把握できる組立てになっているからです。どの部門で、どの商品で、どの場所で等、把握できることで、改善策や次の施策を立てることができます。経営には収益性は欠く事はできません。
仮に、管理できていない状況であれば、収益性は仮決算か決算時でなければわかりません。仮決算や決算時にわかっても、施策が間に合いません。予測で算出することはできますが、予測が実態との差異があれば経営に影響を及ぼします。
いろんな施策が持てる
理論的とは、確実な事実に基づき、物事の過程や成果を予想して考えることです。この確実な事実を押さえておけば、過程や成果を予測できるのです。
過程における問題も、成果の予測における差異も把握できます。言い換えれば、事業そのものを全方位から管理できます。すると、すべて起こる問題に対応できるので、必然的にいろんな施策がもてるようになります。
・データーが豊富で活用できる。
・収益性が正確に把握できる。
・いろんな施策が持てる。
職場で使える具体的な活用方法
データー管理はフォーマット化する
データー管理の方法は様々です。自分のわかりやすい方法が一番です。データー管理のポイントは、フォーマット化することです。
同じ雛形で管理するのが相応しいです。今ではデーターを加工する簡単なソフトがあり、いくらでも自分の必要な形に加工できます。エクセルシートでは、マクロやピポットは使いやすく便利です。フォーマットを統一すれば、データー加工も簡単です。今のデーターを自分の必要とする形に簡単に加工できるかは重要なポイントです。
日別、週別、月別、年度別の業務を決める
理論的な手法の活用方法で、効果をだすのは作業の繰り返しです。組立てができていれば、作業の繰り返しが必然的に分析につながります。繰り返しで生じる差異が、組立てのどこに問題があるかを知らせてくれます。
逆に、組立てがなければ、差異の問題がどこにあるのか発見できません。そのために、必要な業務や資料が変わり混乱の原因になります。
目標が明確で方向性がブレない
理論的な手法は、運営がやりやすくなります。一見複雑そうに感じるのですか、スリムで無がありません。フォーマットに置き換えれば、分かりやすくなります。また、方向性がブレなく、骨格がしっかりしているので、逸脱したときにはすぐに気づきます。
具体的な事例
例えば、事業計画と事業の流れはこのようになります。
目標の設定、具体的な施策
2．中間結果を検証する
四半期・半期で進捗状況を把握、分析
3．結果の分析
反省、原因の把握、施策の策定と改善目標
4.次の事業計画を立てる
前期の反省、重点課題、具体的施策、目標
評価理論的な手法には賛否がありますが、事業には必要です。もちろん、人には人の「やり方」があり「個性」も必要です。個人的な好き嫌いではありません。ビジネスの世界では、成功が求められます。そのためには、成功する可能性である「確率」が必要なのです。
まとめ
理論的で計画性のある手法は説得力があり失敗しません。理由は、確実な事実に基づき、物事の過程や成果を予想して組み立てているからです。確実な事実の積み重ねが、問題の原因を把握しやすくし、仮説が立てやすく施策の効果が得やすく なります。
職場でも、理論的な手法を身につければ、説得力があり人の理解を得ることができます。一番確実で失敗しない手法なのです。
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