職場の書類が多いと感じませんか。本当にすべて必要な書類なのでしょうか。
書類が多い理由は、社内でのコミュニケーションが少なく、書類で済ませようとするからです。そして、配っておけば、「連絡済み」として責任を果たしたことになってしまいます。
職場での書類は資料として扱われます。資料整理が苦痛になりませんか。得意な人もいますが、資料が多すぎると何が重要で何が不要なのかが解らなくなります。
実際、同じような資料が多いのも事実です。では、どうすれば整理整頓ができるのでしょう。
まず、資料の実態が理解できれば、資料に対する苦手意識はなくなります。
次に、資料の中身が理解できれば、何が重要かを見分けることができます。
最後に、整理整頓のルールを決めて繰り返せば整理ができ、仕事をもっと理解できるようになります。
職場の資料が多い理由
決まったルールがない
会社には決まったルールがなく、各担当者の判断で管理することになっています。「管理しなさい」とは言いますが、「管理の仕方」までは言いません。言い換えると、量は多いが重要な資料は少ないと言えます。
であれば、自分に必要なものだけ残しあとは処分でもいいのです。保管するばかりでは、必要でないものが溜まるだけです。ただし、内容を理解し不要と判断することが必要です。
発信者の保身目的になっている
重要な会議では、議事録を残します。あとで、言った言わないになるのを防ぐためです。
本来は会議の場で伝えるのが最もですが、会議ばかりでは時間と労力がムダになる場合があります。簡素化するために資料配布で済ませるのは合理的な方法です。
資料もおなじで、伝えた事実を残す意図もあります。こうなると、何が目的なのかわかりません。資料の重要性より発信者の保身目的であれば、資料は減りません。
発信の方法が決まっていない
会社にルールがなければ、発信者のやり方になります。今は社内メール、メールはいつでも送れる便利な方法です。コピーして回す必要もなくどんどん送れます。
「送った」という連絡すらしなくても大丈夫です。コミュニケーションも必要なく、聞かれたときだけ答えればいいのです。
捨てると「あとで困る」と思う
資料と聞いただけで、捨てられないと思う人も多いです。会社の資料だからと思います。同時に、あとで困るのではと考えます。これでは溜まる一方で、整理整頓どころではありません。
会社は資料の多い社会です。確かに必要のない資料や同じような資料があります。しかし、会社は世の中の仕組みの上で成り立つ事業です。例えば法律。法律に準じなければ違法事業になります。社会のルールを順守するために、資料が必要な場合も多くあります。
整理整頓ができる資料の管理方法
簡単にできる整理整頓のポイントは、自分のルールを決めて繰り返すことです。基本的なことですが、毎日続けることが重要です。
わかりやすい分け方の手順
1．自分で資料分けのグループをつくる
グループをつくる基準は自由です。
例えば、
売上・仕入・レシピ・取引先・・・
②どこから配られたかという分け方であれば、
営業・総務・宣伝・取引先・・・
まずは自分がわかればいいと思いましょう。
慣れてくるとやり方も変わっていきます。
グループ分けができれば、資料の内容も理解できます。
2．新しい資料から日付をつけて重ねていく
必ず新しい資料から重ねていきます。
日付をつければ、いつ受け取ったかがわかります。
いつの資料なのかわかれば、整理整頓は進んでいきます。
3．ファイルを使いグループ分けをする
ペーパー資料はファイルで管理しましょう。
ファイルで管理するには、区分する理由を考えます。
その判断が整理整頓に必要です。
グループ別にファイルで管理すれば、頭の整理ができます。
メール資料は、印刷しましょう。
整理のやり方が慣れてくると、印刷の必要がなくなります。
4．毎日整理すると、馴染む・気づく・理解できる
溜めて整理するのはいけません。
資料が来た日に整理しましょう。
毎日整理すると、
②同じような資料や、資料の意味に気づく。
③資料の意味や内容が理解できる。
④古い資料は、ほとんど見ることはないので捨てるようになる。
何が重要かに気づけば、仕事の仕方が変わる
自分でわかりやすいルールをつくれば、何が重要かに気づき仕事の仕方が変わります。会社の動きや、今大事なこと、これからの取り組み・・・今まで理解できなかったことが、理解できるようになります。
そして、今までより「ムダをなくし効率的にできる」仕事の仕方に変わります。
理由は簡単です。
②整理整頓をすることで、仕事が理解できるようになった。
簡単ですが、このちがいが大きいのです。
整理整頓ができないと困る
会社では、資料整理の方法を教えられません。資料整理を指導する上司は少ないです。「整理整頓、片付けろ」とは言いますが、整理の仕方は自己管理です。
上司が自分で管理しておけば、部下が紛失しても心配ありません。
そもそも大事な資料は、渡しません。
必要な資料がどこにあるかわからない
整理整頓がされていないと、必要なときにどこにあるのかわかりません。少なくとも、まとめて置き日付順ぐらいにはしておきたいです。この資料が何の資料なのもわかっていない場合もあります。
本来は必要のない資料まで配る必要はありません。しかし、会社は資料を渡すことで「説明した」とすることもあります。すると資料は多くなり、整理整頓が追い付きません。必要な資料が探せなくなります。
どちらの資料が新しいか判断できない
資料に慣れていない人には、どれもおなじに見えます。実際、一部分だけしか変わっていない「修正版」があり、惑わされます。
日付は記入されていますが、必要性が低く慣れていない人にはおなじに見えます。だから、「そんな資料、あった?」と、わからなくなります。
このように、どちらの資料が新しいか判断できないのは、同じような資料が多いのも原因です。また、資料の内容が理解できないのも原因です。どこが変わったのかが理解できれば、同じ資料は廃棄でき整理ができます。
机の上や引き出しの中が散らかっている
社内資料だけではなく、取引先の資料もあります。どれだけ必要なのか、いつ使うのかもわかりません。とにかく「もっている」だけで見ることはない資料もあります。これでは溜まる一方です。
机の上や引き出しの中が、整理整頓されていないのは理解できます。必要か不要か、古いのか新しいのか、これだけでも整理は進みます。資料に慣れ、中身を理解し、整理する方法を考えれば資料整理はできるようになります。
まとめ
資料が多い理由は、会社にルールがなく、発信者がそれぞれの方法で配布するからです。資料がコミュニケーションの代わりになり、保身の役割にもなっています。
働いていると資料はつきものです。資料が多く内容を理解できなければ、整理整頓はできません。仕事を理解すれば、仕事ができるのと同じです。
資料を整理する力は、自分の仕事を変えていく力にもなります。整理整頓が苦手な人は、自分の理解度を高める目的で挑戦してください。
する・しないでは、大きく変わります。苦手なことを克服してこそ、自分を変えていくことができるのです。
下記のサイトからご相談を承ります。お気軽にご連絡下さい。
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